Todos hemos estado recibiendo correos, mensajes y pop-ups de las diferentes plataformas que usamos, alertándonos que han cambiado sus términos y condiciones de uso. Sobre este tema tratará nuestro artículo de hoy.
Los términos y condiciones son un conjunto de normas y declaraciones que los posibles usuarios de un servicio tendrán que seguir y aceptar si desean utilizarlo. Establecer los términos y condiciones es un aspecto importante de las empresas y en todo momento que se brinde un servicio a otras personas u organizaciones se deberá solicitar la aceptación de los mismos (wikiHow).
Desde el pasado 25 de mayo entró en vigencia una normativa aprobada en 2016: el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que otorga más protección al usuario común sobre la privacidad de sus datos personales, impone nuevos requisitos para el consentimiento, hace obligatorias las notificaciones (en 72 horas como máximo) sobre violaciones de seguridad y robo de información y crea el cargo del Delegado de Protección de Datos (DPO). Todo esto es para los países de la Unión Europea, pero hemos visto estos últimos días que todos los administradores de sitios web están ajustando o incluyendo sus términos y condiciones.
Casi nadie lee los términos y condiciones; por ejemplo, cuando creamos una cuenta en Facebook, Instagram, Twitter o cualquier otra plataforma de servicios o programas (especialmente los que son gratuitos) le damos click inmediatamente a la casilla que dice que hemos leído los términos y condiciones de uso y que estamos de acuerdo con ellas. Pero eso no significa que no sean necesarios. Los términos y condiciones ofrecen una herramienta legal poderosa y no deben dejar de escribirlos e implementarlos en todo sitio, plataforma, programa online.
Escribir estos términos y condiciones puede ser algo complejo y, definitivamente aburrido, por lo que hay algunos portales como wikiHow que nos ayudan a redactarlos.
- Empezar con una declaración respecto a la aceptación de los términos y condiciones. Ejemplo: «Al acceder y utilizar este servicio, usted acepta y accede a estar obligado por los términos y disposiciones de este acuerdo. Asimismo, al utilizar estos servicios particulares, usted estará sujeto a toda regla o guía de uso correspondiente que se haya publicado para dichos servicios. Toda participación en este servicio constituirá la aceptación de este acuerdo. Si no acepta cumplir con lo anterior, por favor, no lo utilice”.
- Incluir una declaración de privacidad si es necesario. Si el servicio implica recopilar y guardar información personal de los usuarios, se tendrá que incluir una declaración de privacidad. Esta cláusula establecerá la manera en que se utilizará la información privada de un usuario y cuándo, si acaso alguna vez sucede, esta información se difundirá a otras personas.
- No aceptar la exactitud de la información que se brinde. Ejemplo: «Esta página y sus componentes se ofrecen únicamente con fines informativos; esta página no se hace responsable de la exactitud, utilidad o disponibilidad de cualquier información que se transmita o ponga a disposición a través de la misma; no será responsable por cualquier error u omisión en dicha información”.
- Agregar una disposición sobre derechos de propiedad intelectual. Ejemplo: Si hay una propiedad intelectual asociada a la empresa entonces se puede agregar: «“La página y su contenido original, las características y la funcionalidad son propiedad de (nombre del propietario de la página web) y están protegidos por derechos de autor internacionales, marcas registradas, patentes, secretos comerciales y demás leyes de propiedad intelectual o de derechos de propiedad”.
- Divulgar relaciones con anunciantes. Este tipo de disposición se aplica si la página web tiene anuncios (pagos o gratuitos). Se puede agregar una declaración breve sobre la política de publicidad, incluyendo que se toma muy en serio la reputación y credibilidad de la empresa por lo que solo se promocionan productos y servicios de calidad.
- Establecer una política de pago. Si se ofrece un servicio pago, se debe incluir información sobre los métodos de pago que se aceptarán, la manera en que se procesarán los pagos y cómo funcionará el proceso de devolución o reembolso.
- Incluir una declaración sobre la entrega de productos. Si se ofrece un servicio que incluye el envío de productos, se tendrá que incluir una declaración sobre la responsabilidad que la compañía y terceros (si se usa a otra empresa para el envío) mantengan con respecto a las entregas.
- Utilizar una cláusula de rescisión si es necesario. Si se solicita registro o creación de una cuenta antes de permitir el acceso al servicio, se deberá incluir siempre una sección en los términos y condiciones que trate sobre la manera en que esas cuentas se podrán cancelar si hay un abuso.
- Agregar una disposición de notificación. Cuando los aspectos de los servicios que se prestan cambien, es posible que sea necesario también cambiar los términos y condiciones, por ello es importante agregar un párrafo con éste: «La empresa se reserva el derecho de modificar estas condiciones de vez en cuando según lo considere oportuno; asimismo, el uso permanente de la página significará su aceptación de cualquier ajuste a tales términos. Si hay algún cambio en nuestra política de privacidad, anunciaremos en nuestra página principal y en otras páginas importantes de nuestro sitio que se han hecho tales cambios. Si hay algún cambio en nuestra página respecto a la manera en que usamos la información de identificación personal de nuestros clientes, enviaremos una notificación por correo electrónico o correo postal a aquellos que sean afectados por el cambio. Todo cambio en nuestra política de privacidad se publicará en nuestra página 30 días antes de que tales cambios ocurran. Por lo tanto, se le recomienda volver a leer esta declaración de manera regular”
Para más información sobre este tema pueden visitar los siguientes enlaces: wikiHow, Condiciones y Términos. Para más información sobre el impacto que tendrá este nuevo reglamento GDPR pueden leer el artículo «Cómo va a cambiar internet con la nueva ley de privacidad de la Unión Europea«.
Existen abogados especialistas en esa área y en la protección de derechos de autor e industriales que deben ser consultados para asesorías en esta materia. Este artículo es un resumen de lo publicado por otras plataformas para que sirva de ayuda a nuestros lectores y de sensibilización sobre importancia de este tema.
Recuerden, que si requieren ayuda u orientación en temas relacionados con el mundo de las redes sociales pueden escribirnos a contacto@zona3punto0.com, usar los espacios destinados para tal fin al final de este blog o por las redes sociales.
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