La pandemia ha convertido a las videoconferencias en un instrumento cotidiano. Compartimos con ustedes 9 consejos para minimizar tropiezos durante el uso de esta excelente herramienta.
1.- Repase la configuración básica
Si va a usar un sistema de videoconferencia por primera vez, repase antes los comandos básicos, tales como activación de audio e imágenes. Hay diversos tutoriales disponibles. Dedique unos minutos a conocer lo básico.
2.- Ethernet
Si es el (la) encargado (a) de presentar, debe asegurarse de contar con la mejor conexión posible de internet. Si es posible, conéctese directamente al router que tiene la señal a través de un cable ethernet, en vez de usar la opción inalámbrica.
3.- Uso del mute
Es muy importante contar con algunas normas básicas para hablar cuando corresponda y colocar en mute nuestro audio cuando nos toque escuchar. Son normas sencillas que permiten una mayor fluidez en nuestras videoconferencias. Es igualmente importante que se recuerde de reactivar su audio cuando le toque su turno de hablar.
4.- Iluminación
Una opción para mejorar considerablemente la calidad de su transmisión es apoyarse en la iluminación adecuada. Debe colocar algún foco detrás del computador que usa, enfrente suyo. Hay opciones muy económicas en el mercado, para todos los presupuestos.
5.- Mire a la cámara
Recuerde mirar a la cámara de su equipo cuando habla. Si no lo hacer, sus interlocutores lo pueden percibir como distraído, mirando o atendiendo otras actividades mientras habla. Imagínese que la cámara es la persona con la que interactúa, como si lo estuviese haciendo en persona.
6.- Cuide lo que se ve
Ordene el recinto desde donde está trasmitiendo, para evitar que se vea desorden o informalidad. Una opción que ofrecen varios servicios de videoconferencia es el background virtual. Pruébelo previamente para asegurarse que funciona. Para ello necesitará adecuada iluminación (tip #4).
7.- Video on y off
Si sus compañeros de videoconferencia tienen la opción de video activada, puede resultar antipático que usted la coloque en off. Si tiene una buena razón para hacerlo, explíquele al grupo. De lo contrario, puede ser percibido como rudo, poco educado o peor aún, poco interesado en lo que se está discutiendo o conversando.
8.- Opciones de audio
Recomendamos el uso de audífonos, en vez del audio del computador, por varias razones. Se escuchará más nítidamente y se minimizarán los ruidos del entorno.
9.- Balance entre formalidad y calidez humana
Aunque la reunión sea básicamente de negocios, procure, en la medida que sea posible, dedicar un espacio, sobre todo para reuniones frecuentes, para preguntarle a los otros miembros del grupo como se sienten. Debe evitarse que el espacio social consuma el tiempo completo reservado para la reunión, pero cierto tipo de distensión inicial puede contribuir a que la reunión sea más productiva.
Como siempre, quedamos atentos a sus comentarios y sugerencias.
@vr2310, vramos@zona3punto0.com
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